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G3 / Dématérialiser les procédures administratives

Cette action relève de l’utilisation des technologies actuelles de communication et d’information qui ouvrent encore de larges possibilités au fur et à mesure de la diffusion des outils et des formations adéquates auprès du personnel en interne ainsi que dans les institutions partenaires. Cela nécessite une infrastructure renforcée sur l’ensemble du territoire en lignes haut débit.

Le but est de développer de nouvelles pratiques visant, à la fois, à simplifier les procédures, à réduire l’utilisation de papier et les volumes nécessaires au stockage des données et à faciliter l’accès aux informations pour tous.

Description de l'action

L'action consiste à ...

  • poursuivre l'effort d'automatisation, d'informatisation et de télécommunication pour toutes les procédures administratives qui s'y prêtent aussi bien en interne qu'avec nos partenaires tant publics que privés

Cette dématérialisation s'applique à de nombreuses procédures :

  • les finances jusqu'au passage des pièces au payeur, la déconcentration de la saisie des engagements et la possibilité pour les fournisseurs de suivre le cheminement de leur facture au travers du portail des haut-alpins ;
  • les délibérations du Conseil Général, le contrôle de légalité par la Préfecture et leur publication sur le site web du Département ;
  • des ressources humaines, par la déconcentration de la saisie et du suivi des congés et des frais de déplacement, la mise en ligne de toutes les notes de procédures, l'inscription en ligne pour les formations, etc... ;
  • les achats de la collectivité par la publication des appels d'offre et la réception des offres numériques, l'élaboration des marchés publics, leur gestion et le suivi financier ;
  • le système d'information de l'action sociale qui déconcentre la saisie des informations sur le territoire, échange les données avec les partenaires institutionnels et pourra permettre à terme à l'usager le suivi de son dossier et des prestations ;
  • les transports scolaires pour les inscriptions par internet ;
  • la gestion des subventions, avec la perspective d'effectuer sur internet la saisie de dossier pour les collectivités, les associations, les entreprises et les particuliers ;
  • La gestion du patrimoine, pour que les différents services aient l'accès aux informations dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail quotidien.

 

Cependant, l'utilisation doit faire l'objet d'évaluations régulières pour que cette facilité n'ait pas de conséquence sur le lien social. Il faut savoir trouver le seuil où il n'est plus nécessaire de se rencontrer et les moments où un déplacement suivi d'un rendez-vous physique est plus humain et donc plus efficace globalement.

 

Objectifs/enjeux :

  • utiliser les technologies de l'information dans tous les cas où elles apportent un confort et une sécurité dans la transmission de l'information ainsi qu'une facilité pour l'usager et les services ;
  • limiter les déplacements en interne et en externe ;
  • économiser la ressource papier ;
  • sécuriser les données et les diffuser à bon escient ;
  • faciliter le travail collectif.

 

Mise en œuvre

Elle prend des formes et des allures différentes selon l'installation et le développement des logiciels adéquats. La sensibilisation, l'expérimentation et la formation doivent accompagner cette mise en œuvre aussi bien du coté des agents qu'auprès des usagers.

 

État d'avancement :

Calendrier prévisionnel :

2009

2010

2011

2012

2013

1er sem.

2ème sem.

1er sem.

2ème sem.

1er sem.

2ème sem.

1er sem.

2ème sem.

1er sem.

2ème sem.

Outils nécessaires : les logiciels métier et leur ouverture télématiques.

Pilotage :

  • service informatique avec chaque direction opérationnelle.

Partenaires internes:

  • service informatique.

Partenaires externes :

  • Préfecture
  • Paierie départementale,
  • CAF, MDPH, etc..

Coût en investissement :

En moyenne 250 000€/an pour l'achat des logiciels.

Coût en fonctionnement :

Moyens constants.

Financement :

Prévu sur le budget informatique.

Aides financières :

Aucune.

 

Evaluation

Indicateurs de résultat

Indicateur n° 1 : pourcentage de papier économisé.

Indicateur n° 2 : évolution du nombre d'opérations dématérialisées par type d'applications.

Indicateur n° 3 : nombre de réunions internes en visioconférence.

 

Indicateurs de pertinence

1- Attendus en termes de Développement durable

Environnement :

  • diminution des déplacements et des consommables.

Social :

  • qualification de certain métier par la suppression de tâches répétitives ;
  • amélioration de l'accès à l'information.

Économique :

  • développement des TIC ;
  • amélioration de la productivité.

Gouvernance :

  • partage et mise à disposition d'informations et de documents.

 

2- Orientations nationales

1

L'épanouissement de tous les êtres humains

2

La cohésion sociale et la solidarité entre les territoires et les générations

3

Le développement suivant des modes de production et de consommation responsables

4

La lutte contre le changement climatique

5

La préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources

3- Orientations du Conseil Général

Rapprocher

Espace

Temps

Territoire

Intégrer

Milieu prof.

Milieu nat.

Sphère soc.

Se comporter

Au quotidien chez soi

Au Conseil Général

Lieu de vie commune

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